Les documents doivent être numérisés et transmis au format PDF, leur taille totale ne doit pas excéder 2,5 Mo. Afin de respecter cette limite, il est recommandé de suivre les deux étapes décrites ci-dessous.

– Ajuster les paramètres de numérisation en choisissant les options suivantes

• mode couleurs : noir et blanc ou niveaux de gris mais pas couleur
• résolution : 150 ppp/dpi (ou même 100)

– Compresser le fichier PDF obtenu
En dehors des logiciels payants (Adobe standard/professionnel ou variante), on peut utiliser un logiciel gratuit parmi les suivants :

• [sous Windows] PDFCreator (à ne pas confondre avec PDF Creator, payant) : une fois installé, apparaît comme imprimante PDF lors de l’impression d’un document. Possibilité de régler les options de compression dans l’outil.
• [sous Linux] gscan2pdf : importer le document, sauvegarder en paramétrant le rééchantillonnage et la compression jpg.
• [sous MacOS X] ColorSync : ouvrir l’application (dossier Applications/Utilitaires), dupliquer le filtre "Reduce Filesize" et adapter les paramètres, fichier>ouvrir le document PDF, fichier>exporter avec le nouveau filtre créé.

On peut également faire appel à un service en ligne gratuit comme smallpdf, qui propose également un utilitaire à télécharger.